Как правильно организовать свое время

Я ничего не успеваю. Ни на что не хватает времени. Чем больше делаю, тем больше накапливается незаконченных дел. Откладываю все до последнего. Наверняка многим знакомо это состояние.

От умения правильно организовать свое время, продуктивно работать и с удовольствием отдыхать во многом зависит удовлетворенность своей жизнью. У кого-то это хорошо получается, а кто-то чувствует себя вечным аутсайдером. Между тем, все люди находятся в равном положении – у каждого в сутках 24 часа. Разница лишь в том, чем мы их наполняем, как тратим и как относимся к своему времени.

Время – это наш самый ценный, ограниченный и невосполнимый ресурс. Удивительно, но часто люди совершенно бесмыссленно и бесполезно тратят свое время. При этом жалуются, что его не хватает. Можно натренировать интеллект, улучшить свое здоровье, но повернуть время  вспять невозможно. Все это понимают, но все равно что-то мешает успешно его организовать.

Пожиратели времени

Телевизор

Интернет

Социальные сети

Игры

Телефон

Фильмы (сериалы)

Новости

Люди, общение с которыми впустую.

Эти вещи, могут незаметно «съедать» по несколько часов вашей жизни каждый день. Решили проверить почту и заодно заглянуть в интернет – и незаметно пролетел час или два. Скачали сериал, посмотрели серию – зацепило и посмотрели еще парочку, пожертвовав сном. А на следующий день уставшие и разбитые работаете только в пол-силы и без настроения.

Тем, кто пробовал планировать свой бюджет, знакомо чувство удивления, когда начав записывать свои расходы, увидели сколько денег тратится по мелочи, незаметно, в итоге, превращаясь во внушительную сумму. Кто садился на диету и подсчитывал объем съеденного за день тоже отмечали подобное.

Так же и со временем. Поэтому для начала проведите ревизию своей жизни – в течение месяца или хотя бы недели записывайте, на что и сколько времени вы тратите. Вы будете удивлены, когда увидите, на что оно уходит на самом деле.

Если обнаружите, что занимаетесь чем-то не очень нужным, выход один – надо от этого отказаться или, по крайней мере, ограничить!

Самодисциплина и самоорганизация

            Изменения не происходят сами по себе. Не «прилетит вдруг волшебник» и не сделает чуда – для этого нужны ваши усилия и контроль над жизнью.

Попробуйте свои рабочие дела разделить на:

А – Срочные и важные – делайте в первую очередь и обязательно.

В – Срочные, но не важные – по возможности делайте сразу, но не тратьте много времени. Ими можно заняться перед первым пунктом, в качестве разминки.

С – Не срочные, но важные – выделяйте для них отдельное время и делайте хотя бы по чуть-чуть, но регулярно. Тогда не придется жить в постоянном аврале, когда вдруг все становится важным и срочным.

Д – Не важные и не срочные – забудьте о них. На самом деле многие проблемы решаются сами собой и не требует вашего обязательного вмешательства.

Дополнительные рекомендации:

  • Расставляйте приоритеты – лучше  сделать что-то одно, но важное, чем много несущественного.
  • Организовывайте правильно свое пространство – если вам предстоит серьезное занятие, сделайте так, чтобы ничего не отвлекало.
  • Не занимайтесь одновременно несколькими важными делами – это мешает сосредоточиться. Если чем-то заняты, не надо проверять почту каждые 10 минут и сразу же отвечать на письма – достаточно выделить отдельное время, например, два раза в день.
  • Планируйте свою работу в письменном виде, например: дела на месяц, на неделю, на сегодня. Во время работы сразу записывайте, что надо будет сделать завтра. Не держите это в голове – записали и забыли до завтра.
  • Обязательно отмечайте (зачеркивайте) то, что сделали. Как ни странно, обычно делается достаточно много, но не замечая или забывая об этом, может появиться ощущение неудволетворенности. А неудовлетворенность обесценивает любые результаты. В конце дня вы должны четко знать, что сделали и похвалить себя за это.
  • Человек не робот и не может пахать по 12-15 часов в день – ему требуется время для ничегонеделанья. Нужны ритуалы – придя на работу, попить кофе, пообщаться с коллегами, заглянуть на любимый сайт. Но это должно занимать полчаса, а не полтора-два.
  •  Планировать необходимо, но при этом не стоит сильно переживать, если что-то пошло не по плану – всегда может случиться форс-мажор и приоритеты меняются – ничего страшного, перенесите то, что можно и сделайте потом.

Полезно или приятно

            В принципе, любая деятельность должна приносить радость или пользу. С одной стороны, это вечный конфликт между нашими «надо» и «хочу». С другой – это как две ноги, которые нужны для сохранения равновесия во время ходьбы. Необходимо и то, и другое. Можно конечно научиться прыгать на одной ноге так, что будут завидывать окружающие. Но будет ли жизнь полноценной?

Оценивайте свое время провождение по этим двум критериям. Например, работать надо – зарплата это полезно. Но за 200 лат – радости мало. Значит надо что-то изменить, например, выучить язык – это усилие, но зато будет польза.

Общаться в интеренете интересно, но получаете ли вы от этого что-то полезное? Если нет – ограничьте или сделайте общение таким, чтобы не было жалко потраченного времени.

Компромисс возможен

            Есть вещи, которые делать надо, хотим мы это или нет. Например, уборка квартиры. Есть время, которое уходит относительно бесполезно, например, на дорогу к работе. Что делать?

В этом случае, постарайтесь найти возможность совместить несколько дел. Люди, которые жалуются, что не успевают читать книги – пока вы стоите в пробках, гуляете с собакой или занимаетесь фитнесом, кто мешает слушать аудиокниги? Занимаетесь домашними делами – послушайте новости и не придется выделять для этого отдельное время.

К неизбежным потерям времени относитесь спокойно – не все в наших руках. Но важно равномерное распределение временных затрат и ощущение равновесия. Разделите свои дела на:

Необходимые – хочешь не хочешь, но делать надо.

Желательные – делайте, если есть свободное время.

Приятные – обязательно должно быть что-то для себя «любимого» (отдых, спорт, хобби, творчество и т.д.).

На развитие – обязательно выделяйте время на перспективу (книга по специальности и т.п.).

Особенность большинства советов в том, что они абсолютно правильные и абсолютно... бесполезные. Обычно люди прекрасно знают, что надо делают, чтобы было лучше и... не делают. В отношении времени существует несколько вещей, которые нам мешают.

Перфекционизм

            Перфекционизм некоторые психологи называют главной женской проблемой 21-го века. Стремление к максимальному результату, желание довести все до идеала, повышенное внимание к мелочам, завышенные требования к себе и окружающим, потребность соответствововать ожиданиям и стандартам других людей. Все это приводит к неудовлетворенности своими результатами.

При перфекционизме человек предъявляет к себе требования, которые соответствуют идеальному образу (работника, жены, мамы). Соответственно, любая неудача или несоответствие этому образу воспринимается, как крах и трагедия. Человек боится критики, а чтобы избежать ее, «надо» делать еще больше и еще лучше. Требовательность к себе и окружающим постоянно усиливается и переходит границы комфорта – уже неважно, что делаешь, главное, чтобы было идеально.

Но это замкнутый круг – идеала достичь невозможно. Все усилия будут напрасны и приведут только к разочарованию в себе или в окружающих, за то, что они не «оценили».

Причины перфекионизма часто идут из детства. Когда родители требуют: «Ты – должна! Ты – лучшая! Обязательно надо это сделать!». Вы выросли, условия изменились, но привычка осталась.

Лучшее – враг хорошего. Проанализируйте – все ли из того, что вы делаете, так необходимо? Так ли необходимо это все делать идеально? Что на самом деле важно, а что нет? Что из этого нужно именно вам и всегда ли надо так стараться?

Необходимо принять себя таким, какой есть – реальный, со своими плюсами и минусами. Любой имеет право на ошибку – ничего смертельного не произойдет. Своей требовательностью к себе вы делаете только хуже своим близким, рядом с вами они часто чувствуют себя виноватыми.

Откладывание

            Это противоположность стремлению к идеалу. Как правило, связано с тем, что человека в детстве «перегрузили», заставляя делать слишком много, не давая возможности и времени на себя и на отдых. Жизнь по строгому расписанию и под постоянным давлением – «ты должен!».

И когда ребенок вырастает и может сам управлять своей жизнью, то он как бы говорит: «Все! Больше я ничего никому не должен!».

Но так тоже не бывает – хочешь или не хочешь, а выполнять работу и вести хозяйство необходимо. Тогда человек максимально откладывает все до последнего, но в какой-то момент чувствует, что пора – «берет лопату и разгребает дела».

В принципе, это не так плохо. Часто это достаточно работоспособные люди. Им требуется в разы меньше времени для какого-то дела, чем большинству людей. Нежелание что-то делать тоже заставляет их мыслить творчески и гибко. Как говорится, лень – двигатель прогресса.

Проблема в том, что даже когда они вроде бы «ничего не делают», на самом деле внутри происходит серьезная борьба с самим собой. Ведь установка, что «надо делать», никуда не делась. И они живут под внутренним давлением – часто с глубоким чувством вины, что бездельничают. Все «свободное» время уходит на эту борьбу. Безделье не приносит им радость. Это беда многих, потому что мы не умеем различать

Работу и отдых

            Хорошая поговорка: «Сделал дело – гуляй смело». Это возможно, если есть четкие критерии, по которым можно оценить свою деятельность – тогда легко можно себе сказать: «Все, теперь могу отдохнуть». Если нет, то внутри постоянное ощущение недоделанности и нет права на отдых.

И тогда время, которое можно и нужно посвятить себе, тратится на привычную рутину. Даже отпуск современного человека – пляж, пальмы, коктейли… и люди уткунувшиеся в телефоны и ноутбуки. Поэтому, как и с карманными деньгами, ребенка необходимо с детства приучать распоряжаться своим временем и различать отдых и работу.

Отдых – это не только смена обстановки, но и смена деятельности. Причем желательно на противоположную – если у вас тяжелый физический труд, то лучше полежать и ничего не делать. Сидячая работа – значит активный отдых. Монотонная деятельность – нужны экскурсии и новые впечатления.

Отпуск – это как раз хорошая возможность, что-то изменить в своей жизни. Проведите две недели без интернета, телевизора и новостей. Когда приедете домой, не бросайтесь сразу к технике. Спросите себя – чего именно мне не хватало? А отсутствие чего я даже не заметил? Без чего я могу обойтись совсем или в чем нуждаюсь теперь не так сильно? Не возвращайтесь в привычную рутину – начните жизнь по новому!

Не тащите все на себе

            Любая новая деятельность по началу требует дополнительных усилий и кажется, что проще оставить все, как есть и лучше сделать самому. Все правильно. Но тогда человек начинает чувствовать себя, как «загнанная лошадь». Поэтому учитесь делегировать и уменьшать контроль, например:

  • Приучайте ребенка делать уроки самостоятельно, а вы только проверьте – не придется сидеть рядом 2-3 часа.
  • Муж может помочь с приготовлением еды или уборкой квартиры – пусть получится не так хорошо, как у вас, но ведь главное помощь и вы сможете заняться чем-то другим.
  • Не конролируйте полностью себя и жизнь близких. Во-первых, это нереально и приносит только раздражение и чувство беспомощности – есть вещи, которые нам неподвластны. Во-вторых, воспринимайте происходящее без желания что-то сразу исправить – пятнышко на одежде ребенка никак не повлияет на его настроение, а вот ваше испортит запросто.
  • У женщины обязательно должно быть время на себя – отдых, красота, общение с подругами, просто побыть одной и т.д. Если не хочется ничего делать – не делайте! Скажите «нет» делам и наслаждайтесь бездельем – через время вы почувствуете, что полны сил вернуться в жизнь.

Говорить нет

            Многие из нас хотят быть хорошим. Окружающие обычно поддерживают такое поведение, ведь безотказный человек очень удобен. Для начальства работоголик – вообще идеальный работник, ведь ему не нужна дополнительная мотивация или финансовое вознаграждение. У такого человека формируется ощущение незаменимости – это льстит самолюбию и хочется быть еще более нужным.

Вопрос только в том, если вы вся выкладываетесь на работе – что остается близким? Если вы все жертвуете окружающим, что остается лично вам? Все ли из того, что вы делаете – нужно и вам тоже? Все ли это приносит пользу и вам тоже?

Если нет, то надо учиться выстраивать границы с другими людьми. Понимать свои потребности и желания. И находить копромиссы между личным и общественным. Вы имеете право на собственные интересы. На самом деле, если вы научитесь говорить «нет», то только заставите больше уважать себя.

Минимальные изменения

            Если вы решили меняться, то не надо совершать подвигов – изменения должны быть небольшими, но стабильными. Именно стремление к совершенству и понимание, что  предстоят неимоверные усилия – нас останавливают. Поэтому лучше сделать маленький шаг, но реальный.

В этом может помочь знание закона Парето, итальянского экономиста, который 100 лет назад определил, что 20% людей обладают 80% капитала.  Это соотношение 20 на 80 подтверждается во многих сферах:

80% прибыли дают нам 20% всех клиентов.

80% пользователей посещают 20% сайтов.

80% наших хлопот приносят нам 20% наших близких.

80% грязи скапливается на 20% площади пола.

80% браков заключается между людьми, живущими на ближайших 20% территории (школа, институт, работа и т.д.).

Соответственно и обратное – достаточно приложить 20% усилий, чтобы получить 80% результата. Остальные 80% усилий принесут лишь 20%. Поэтому не надо стремиться к идеалу – можно уклониться от множества мелких и ненужных дел и сосредоточиться на самых главных.

Значимых факторов не так уж много и большая часть усилий не дает желаемых результатов. Большинство удачных событий вызвано небольшим количеством усилий. Остальное время и силы тратятся на «приближение к совершенству». Поэтому помня об этом законе, на некоторые рабочие или домашние дела вы сможете тратить в 2-3 раза меньше обычного времени.

Зачем?

            Т.е. достаточно немного изменить привычную жизнь и у вас появится свободное время. Но возникает главный вопрос – что вы будете с ним делать? Чем заполните свое свободное время? Знаете ли вы, для чего оно вам надо? Наберете опять кучу обязанностей или будете делать что-то для себя, для достижения своих целей?

Если нет цели и вы не знаете, что хотите, то все усилия будут напрасны. Рутина и пожиратели времени никуда не делись и сразу появятся, как только почувствуют пустоту. Привычный образ жизни очень быстро вернется или вы начнете делать еще больше, но не для себя.

Время – это не просто минуты или часы. Наши отношения со временем – это часто проекция нашего отношения к жизни. Трудно эффективно использовать время, если человек не знает, чего он хочет и для чего живет.

Один мой клиент сказал про свою маму «она доживает». Нет, она не болеет – вполне здорова и хорошо себя чувствует. Но она больше ничего не хочет и ни к чему не стремится. Жизнь состоит из минимального набора привычных действий, необходимых для жизни и еще чего-то, вызывающего эмоции и дающего ощущения – просмотр сериалов. День прошел – и слава богу!

Самое страшное, что начать «доживать» человек может практически в любом возрасте, начиная уже с подросткового. Если он сломался, отказался от чего-то важного и дорогого, лишился смысла жизни, то зачем ему стараться и добиваться чего-то или наполнять свою жизнь жизнью?

Поэтому сначала обязательно определитесь, для чего вам надо это свободное время!

20.02.2013   Рубрики: Разное

Написать комментарий